چرا قواعد جلسه؟
چند بار در نشستي شركت کردهاید كه خوب پيش نمیرفته است؟ آيا رییس جلسه نظم را برقرار نميكرد؟ آيا احساس نمیشد كه چيزي سر جای خودش نيست؟ آيا وقت زيادي صرف جا انداختن چيزهاي ساده نمیشد؟ چه چيزي غلط بود؟
وقتي افراد میخواهند به عنوان يك گروه اقدام كنند، اول بايد دقيقاً بر سر آنچه كه میخواهند انجام دهند و نحوه اي كه میخواهند آن را به سرانجام برسانند، توافق كنند. به بيان ديگر، آنان بايد با يكديگر همكاري كنند تا تصمیمهایی بگيرند. بعضي وقتها رسيدن به پاسخ «چه؟» مدتها زمان میبرد. بعضي وقتها پاسخ اين پرسش به طور كلي درك میشود و تصمیمهای ضروري به «چگونه؟» ارتباط مییابد.
اگر يك گروه فقط سه يا چهار نفر باشند، حق داريد تعجب كنيد كه چرا بايد به كتابي مانند اين كتاب نياز باشد. عقل سليم میگوید اين افراد بايد بنشينند و مؤدبانه و بدون تلف كردن وقت يكديگر مشخص كنند كجا میخواهند بروند. آنان
بايد بكوشند تا به توافق برسند؛ اما اگر نتوانستند توافق كنند و اكثريت خواست كاري انجام دهد، گروه ممكن است قبول كند كه نظر اكثريت پيش برود. هر كس كه رياست جلسه را بر عهده دارد ممكن است بخواهد يادداشتي بنويسد كه چه
تصميمي گرفته شد و به هر نفر يك نسخه از يادداشت بدهد.
حالا اگر يك گروه هفت هشت نفره را در نظر بگيريد كه به اين شيوه جلسه برگزار میکنند، به زودي در خواهید يافت كه آنان دست كم به نوعي كنترل رسمي نياز دارند. بسياري از افراد میکوشند در آن واحد حرف بزنند. بعضیها فرصت نمییابند يك كلمه حرف بزنند. ممكن است موضوع را گم كنند؛ يا حتي ممكن است بصيرت اينكه موضوع مناسب را درك كنند از دست بدهند؛ و اگر مسائل به خوبي كنترل نشود، ممكن است جلسه را با برداشتهای متفاوت در مورد اينكه سر چه چیز توافق شد يا نشد، ترك كنند.
براي پيشگيري از اين ماجرا، لازم است يك «رییس» جلسه انتخاب كنيد تا مشخص كند چه كسي در موعد مقرر حرف بزند و مراقب باشد مذاكرات به پیشنهادهای مشخص و با دقت بيان شده منجر شود. اين پیشنهادها بايد نوشته، و به
رأي گذاشته شوند، مگر آنكه اتفاق آرا وجود داشته باشد.
هنگامي كه تعداد حاضران به 12 تا 15 نفر میرسد، مرحلهی ديگري آغاز میشود. در آن مرحله، جلسه اساساً يك جلسه كامل میشود كه به كنترل محکمتر، رسمیتر، و دقیقتر نياز دارد. نوعي پارادوكس ظاهر میشود: تشكيلات برای حفظ آزادي عملش، بايد مقررات وضع كند.
كنترل مورد نياز فقط «حفظ نظم» نيست. بديهي است كه بايد هماهنگي وجود داشته باشد تا كارها انجام شود و مشكلات سر راه حل شوند. اما، حتي مهمتر، اين كارها بايد به نحوي انجام شود كه براي تمام شركت كنندگان در اين فرايند منصفانه باشد؛ و در اين ماجرا چيزهايي هست كه با چشم سر نمیتوان ديد.
كنترلي از اين نوع طبعاً بايد از سوي شخصي اعمال شود كه جلسه را اداره میکند، و معمولاً رییس جلسه ناميده میشود. انبوهي از جزئيات هست كه رییس جلسه بايد آنها را مشخص كند. چه كسي كي حرف برند؟ جلسه چگونه به پيش برود؟ اگر بحثها بخواهد تا ابد ادامه يابد چه بايد كرد؟ با اختلافات شديد چه میتوان كرد؟ و در گروهي مثل يك باشگاه كه وجودش تداوم دارد، مسائل چگونه به جلسهی بعد موكول شود كه تمايلي به برگزاري آن نيست؟ وقتي نفرات زيادي در جلسه باشند تمام اين چيزها و بسياري چيزهاي ديگر موانع بالقوه خواهند بود.
هر كس رییس جلسه باشد به زودي با واقعيت مهمي از زندگي مرتبط با اين نوع گردهماییها مواجه میشود. در اين گردهماییها، عملاً غيرممكن است كه انساني در تمام موقعیتهایی كه پيش میآید كاركرد رییس جلسه را، بدون مجموعهی قابل توجهی از قواعد مدون، به طور منصفانه انجام دهد.
به مجموعه اي از قواعد و عاداتي كه در دنياي متمدن براي برخورد با اين مشكلات شكل گرفته است، رويه پارلماني [1] گفته میشود. بخش كمي از آ ن به يونان باستان برمیگردد. اما بخش اصلي آن عمدتاً در طول قرنها آزمون و خطا در پارلمان انگليس شكل گرفت، و «رويه پارلمانی» يا «عرف پارلماني» نيز از همان جا میآید. شايد هر كسي در نیابد سازمانهایی كه بيشتر ما اغلب اوقات درگير آنها میشویم، از جهات مهمي شبيه مجالس بزرگ قانون گذاري هستند. تمام آنها در مورد كارهايي كه بايد انجام شود تصمیم میگیرند. به همين خاطر تمام آنها را به عنوان مجمع مشورتي [2] میشناسند.
مجالس عمدهی قانون نویسی معمولاً قواعد ویژهی خودشان را تدوين میکنند. با اين همه، در سازمانهای معمولي چندان عملي نيست كه قواعد نشستهای خودشان را مورد توجه قرار دهند. هر گروه از اين نوع سازمانها، بايد ساختار خودشان را تدوين كنند. اما اگر عمدهی قواعد تصمیمگیری در نشستها از اين گروه به آن گروه تغيير نكند، كارها بهتر پيش میرود. بديهي است اگر افراد هر وقت كه در سازمانهای مختلف شركت میکنند مجبور به رعايت قواعد مختلف تصمیمگیری شوند، اوضاع خيلي ناجور خواهد شد. بر اساس درك عمومي در فرهنگ ما، عرف پارلماني نياز تشکلها به اين قواعد را تأمين میکند.
عرف پارلماني هر چند از فعالیتهای پارلمان انگليس سرچشمه گرفته است، اما آن گونه كه در آمريكاي امروز وجود دارد، تدريجاً به شكل متفاوتي تحول يافت. هنري مارتين رابرت(1837 - 1923) یك مهندس سرشناس كه با درجهی سرتيپي از ارتش ايالات متحدهی آمريكا بازنشسته شد، در اين تحول تأثير چشمگيري داشته است. وي كتاب دستورنامه رابرت [3] خود را نخست هنگام سرگردي در سال 1876 منتشر كرد. اين كتاب فوراً به عنوان يك اثر استاندارد معتبر در مورد مقررات جلسات پذيرفته شد، به نحوي كه وقتی مردم در مورد استفاده از روش درست در يك نشست صحبت میکنند، اغلب از عمل كردن «طبق مقررات رابرت» حرف میزنند.
آن گونه كه هنري رابرت در ابتدا كتابش را تصور ميكرد، میخواست آنقدر مختصر و ساده باشد تا در دست هر كسي كه در جلسه ای حاضر میشود مثل راهنما عمل كند. فكر ميكرد بايد حدود 50 صفحه شود. هنگامي كه ويرايش اول چاپ شد، دريافت كه 176 صفحه نياز دارد. در پي چاپ آن، صدها نامه سرازير شد كه در مورد موقعیتهای پارلماني سؤال ميكردند كه در كتاب به روشني پاسخ داده نشده بود.
در نتيجه، طي زمان، مجبور شد براي پاسخ دادن به رایجترین پرسشها بيشتر و بيشتر به صفحات كتاب اضافه كند. خود رابرت به طور مكرر كتاب سال 1876 را بازنگري كرد. بنا به آرزوهاي اعلام شدهاش، پسر، بيوه، و عروسش پس از مرگش كارش را ادامه دادند؛ و اكنون، نوهاش هنري ام. رابرت سوم، در ميان تيم پارلمانتارينها [4] (متخصصان اين قواعد در اين كشور- م) است كه از سوي بازماندگان رابرت اول انتخاب شده تا كتاب را بازنگري و روزآمد كند. ويرايش دهم اين كتاب راهنما با عنوان دستورنامه رابرت؛ آخرين بازنگری
[5] در دسترس است. (ويرايش يازدهم اين كتاب نيز در سال 2011 منتشر شد و قرار است ترجمهي ويرايش يازدهم اين كتاب به صورت كاغذي منتشر شود. براي اطلاعات بيشتر در اين زمينه به اينجامراجعه كنيد. مترجم)
دستورنامه رابرت، كتاب كامل مقررات، اكنون علاوه بر تابلوها و ایندکسها، 643 صفحه متن دارد. تمام آن مطالب بايد در كتاب باشد چرا كه ممكن است لازم شود، و گاهي اوقات در مورد عرف پارلماني پرسشي در جايي مطرح میشود.
دستورنامه رابرت، به عنوان يك كتاب مرجع طراحي میشود تا براي هر پرسشي كه در مورد آیین پارلماني مطرح شود، حتیالمقدور پاسخي ارايه دهد.
اما لازم نيست يك فرد معمولي تمام اين مطالب را بداند تا بتواند در عادیترین نشستها به صورت اثربخش عمل، يا حتي رياست كند. دستکم 80 درصد از مطالب دستورنامه رابرت در کمتر از 20 درصد زمان مورد نياز خواهد بود.
دستورنامه رابرت براي كسي كه از آن استقبال كند، به عنوان يك متن خودآموز نوشته شده تا تمام آن خوانده شود، با عناويني كه به نحوي ارايه شده كه يك درك كلي از كل موضوع به دست میدهد. با اين همه، اگر دريافتيد آن پروژه بزرگتر از چيزي است كه الآن میخواهید انجام دهيد، لازم نيست عذر خواهي كنيد.
اگر چنين وضعيتي داريد، و میخواهید بدانيد در يك نشست يا در يك باشگاه چگونه به عنوان رییس جلسه سر و ته قضيه را هم بياوريد، اين خلاصه كتاب براي شماست.
درك اين نكته مهم است كه اين كتاب مقدماتي خود كتاب مقررات نيست. فقط كتاب كامل دستورنامه رابرت آخرين بازنگري كتاب مقررات است. براي حفظ چارچوب يك راهنماي ساده، اين كتاب بخش بزرگي از مقررات را حذف میکند، از يكي كردن بخشهای مختلف خودداري كرده و به بسياري از استثناهایی كه قواعد دارند نمیپردازد. قواعد مندرج در كتاب دستورنامه اعمال میشوند و به جاي آن كتاب، هيچ يك از مطالب اين كتاب را نمیتوان به جاي آن كتاب نقل يا به آن استناد كرد. براي كمك به ارجاع سريع به قواعد كامل، هر موضوعي كه اينجا مورد بررسي قرار گرفته به صفحات مندرج در آر.او.ان.آر اشاره شده است. با خواندن اين كتاب یادمی گیرید كه مقررات اضافي را، اگر لازم داشتيد، در آر.او.ان.آر پيدا كنيد.
چون اين كتاب فقط يك مقدمه و يك راهنما براي دستورنامه است، براي تصويب از سوي يك سازمان به عنوان مرجع پارلماني [6]، كتاب قواعدي كه يك گروه نام میبرد تا بر ادارهی جلسات آن گروه اعمال شود، مناسب نيست. اگر سازماني اين كتاب را به عنوان مرجع پارلماني خود تعيين كند، عملاً آخرين ويرايش دستورنامه رابرت را تعيين كرده است.
ارزش اصلي عرف پارلماني اين است كه فرايندي را ارايه میدهد كه يك سازمان، كوچك يا بزرگ، از طريق آن میتواند راهحلهای رضايت بخشي براي تعداد زيادي از پرسشها در حد اقل زمان بيابد. هر اندازه كه موضوعات جزئي و پيچيده در كار باشد، پاسخ آنها را میتوان يافت. اين آیین سبب میشود وقتي همه موافقند، نشستها به نرمي پيش برود، و هنگامي كه موضوعات به تلخي مورد منازعه هستند، به گروه اجازه میدهد كه تصمیمهای منصفانه اتخاذ كند.
يك رییس هیچ گاه نبايد سختگیر تر از آنچه كه براي نشست لازم است باشد. اما در چارچوب آن الگو، آیین پارلماني به صورت عادي و به عنوان روش بايد دنبال شود تا خوب جواب دهد. اين آیین چيزي نيست كه فقط وقتی با مشكل برخورديد دنبالش بگرديد.
دستورنامه رابرت آخرين بازنگري به میلیونها نشست نظم بخشيده است. اگر محتواي اساسي آن بتواند در فرهنگ ما نفوذ كند هنوز هم براي ما چيزهاي زيادي دارد. هر پارلمانتاريَني در مورد جلساتي كه حاضران در آنها خودشان را در مواجهه با ادارهی بد، نامرتب، و حتي غیرمنصفانهي جلسات بییاور یافتهاند، داستانهای زيادي شنيده است. هيچ كدام اين گرفتاریها اجتناب ناپذير نيست! اگر يك دانش مقدماتي از قواعد پذيرفته شدهی حاكم بر جلسات، مثلاً مانند قواعد بیسبال، به دارايي مشاع بيشتر مردم تبديل شود، در آن صورت، برگزاري جلسات اثربخش نيز به يك قاعدهی جهاني تبديل میشد. مؤلفان اميدوارند اين كتاب در رسيدن به آن نتيجه نقشي ايفا كند.
اكنون اجازه دهيد با اين پرسش كه در يك جلسه چه رخ میدهد، بحث خود را آغاز كنيم.
[1] parliamentary procedure
[2] Deliberative assembly
[3] Robert’s Rules of Order
[4] parliamentarian
[5] Robert’s Rules of Order Newly Revised(RONR
[6] parliamentary authority
fa دستورنامه رابرت (براي نوآموزان) قسمت اول: چرا قواعد جلسه؟ ?